Fordele & ulemper ved IT-outsourcing

IT-outsourcing

Fordele, ulemper og risici

 

 

Introduktion

Ønsker du driftssikre IT-systemer, høj data-sikkerhed, hurtigere og bedre IT-support samt lavere driftsomkostninger, så bør du overveje IT-outsourcing.

For dette er bare nogle af de mange fordele, som din virksomhed kan opnå ved at outsource IT-funktionen. I det følgende kan du læse meget mere om de mange fordele, der findes ved IT-outsourcing. Du vil også få en indsigt i de ulemper og risici, som din virksomhed skal være opmærksom på, hvis I outsourcer IT-funktionen. Afslutningsvis, får du naturligvis en række gode råd til, hvordan din virksomhed kan opnå en succesfuld outsourcing af jeres IT-funktion.

Årsager til IT-outsourcing

Undersøgelser viser, at der ligger mange forskellige årsager til grund for virksomheders beslutning om at outsource deres IT. Studerer du disse undersøgelser, vil du hurtigt opdage, at de væsentligste årsager er:

1
Mindske driftsomkostningerne

Med IT-outsourcing bliver de faste driftsomkostninger mindre, da du fjerner mange af de udgifter, der er forbundet med at varetage egen IT-drift. Ved en IT-outsourcing kommer du udenom løn til egne IT-medarbejdere, udgifter til ledelse, supervision, træning, pension, medarbejdergoder m.v..

2
Styrke virksomhedens strategiske fokus

Du kan styrke din virksomheds strategiske fokus ved hjælp af IT-outsourcing. Dette skyldes, at dine medarbejdere får bedre mulighed for at koncentrere sig om deres primære arbejdsopgaver, hvis du outsourcer IT-driften.

3
Adgang til ekspertviden

Outsourcer du IT-funktionen til en ekstern IT-outsourcing partner, vil IT-driften fremover blive varetaget af en række dygtige og dedikerede IT-specialister.

4
Frigøre ressourcer til andre formål

Ved IT-outsourcing, kan du frigøre nogle ressourcer til andre formål. Bliver virksomhedens IT på nuværende tidspunkt varetaget af en IT-kyndig medarbejder, som egentlig sidder i en anden stilling, kan denne person nu koncentrere sig fuldt ud om sine primære arbejdsopgaver.

5
Mangel på viden internt i virksomheden

Mangler din virksomhed de rette kompetencer til at varetage IT-funktionen in-house, så er IT-outsourcing et godt alternativ til at ansætte egne IT-medarbejdere. Dette gælder ydermere, hvis der ikke er penge i budgettet til at ansætte nye medarbejdere.

6
Omstrukturering af virksomheden

Har du planer om at omstrukturere din virksomhed, bør du overveje IT-outsourcing. Dette gælder, uanset om omstruktureringen har til formål at mindske omkostningerne, effektivisere arbejdsprocesserne eller øge serviceniveauet. Omstrukturering fordrer ofte store ændringer til dit IT-system, og den rette outsourcing partner vil, med meget kort varsel, kunne levere den nødvendige op- eller nedskalering af din IT.

7
Problemer med selv at varetage funktionen

Er jeres virksomhed afhængig af tunge og komplekse IT-systemer, kan det være en fordel at outsource IT-funktionen til en ekstern outsourcing partner. På denne måde får du adgang til en række IT-specialister, som både har den fornødne viden og erfaring til at håndtere denne type systemer.

8
Mindske risikoen for forkerte/forældede IT-systemer

Outsourcer du IT-funktionen til en ekstern outsourcing partner, mindsker du risikoen for at ende med forkerte eller forældede IT-systemer. Er du selv ansvarlig for jeres IT, bliver du nødt til at følge med i den teknologiske udvikling. Problemet er imidlertid, at dette kan være en svær og tidskrævende opgave. Med en ekstern outsourcing partner behøver du ikke længere at bekymre dig om dette, da de lever af at holde sig på forkant med udviklingen af nye produkter og teknologi.

Ulemper og risici

Hver gang du uddelegerer ansvaret for dele af din forretning til andre, indebærer det en vis risiko. Har du hyret de rette til jobbet, kan de leve op til forventningerne, vil de klare opgaven lige så godt som dig? Dette er tilfældet, uanset om du ansætter en ny IT-medarbejder eller outsourcer virksomhedens IT.

Har du planer om at outsource IT-funktionen, skal du være opmærksom på, at IT-outsourcing kan være forbundet med følgende ulemper og risici:

 

Nogle IT-opgaver kan være svære at outsource

IT er en vigtig funktion, som dagligt påvirker alle aspekter af din virksomhed. Det gælder lige fra de små og simple opgaver i hverdagen til de mere komplekse og automatiserede processer. Du skal derfor sikre dig, at en kommende outsourcing partner ikke alene forstår din virksomheds særlige IT-behov, men at de ydermere besidder de fornødne kompetencer til at administrere jeres IT-systemer.

Tab af kontrol

Ved IT-outsourcing overdrager du det daglige ansvar for virksomhedens IT-systemer til en ekstern outsourcing partner. Det betyder, at du i en overgangsperiode kan føle, at du mister noget af kontrollen over virksomhedens IT. Vælger du den rette outsourcing partner, er dette dog langt fra situationen. Du vil derimod opleve, at den eksterne outsourcing partner tager sig af alt, så din virksomhed er garanteret en effektiv, sikker og pålidelig IT-drift.

Negativ indvirkning på arbejdsmoralen

Outsourcing af IT-funktionen kan få en negativ effekt på arbejdsmoralen i din virksomhed. Dette gælder, hvis du har planer om at afskedige nogen som en direkte konsekvens af outsourcingen. De andre medarbejdere kan begynde at frygte for deres jobs.

Virksomheden kan føle sig fanget

Har du besluttet dig for at outsource IT-funktionen, skal du være opmærksom på, at du ikke får sat din virksomhed i den uheldige situation, at I senere kan få meget svært ved at skifte outsourcing partner, hvis I ønsker det. Du skal være særligt opmærksom på dette, hvis du vælger hosting hos en udbyder, som leverer en såkaldt ”shared platform”. På en shared platform deler du dine programmer med andre virksomheder, og det kan være en meget vanskelig opgave at få dine data ud igen på sådanne en løsning, hvis du ønsker at skifte leverandør. 

Overvejer du at outsource IT-funktionen, skal du imidlertid ikke lade dig skræmme af disse ulemper og risici. Selvom de alle er yderst relevante, kan de fleste af dem undgås. Det kræver blot, at du kender din virksomheds IT-behov, således du kan stille de rette spørgsmål til en potentiel outsourcing partner.

Er du i tvivl om, hvordan du bedst kan klarlægge din virksomheds IT-behov, herunder krav og ønsker til en kommende outsourcing partner, har vi udarbejdet en guide Sådan vælger du hostingudbyder, som kan hjælpe dig godt på vej.

Fordele

Er du stadig i tvivl, om du skal outsource din virksomheds IT eller ej, må du ikke glemme, at der naturligvis også findes mange fordele ved IT-outsourcing. Erfaringen viser, at de væsentligste fordele er:

Høj IT-performance, driftsstabilitet og data-sikkerhed

Outsourcer du IT-funktionen til den rette outsourcing partner, skal du ikke længere bekymre dig om den daglige drift af jeres IT-systemer. I så fald er din virksomhed sikret en hurtig og smidig IT-performance, driftssikre IT-systemer med en høj oppe-tid samt en sikker og forsvarlig behandling af jeres data. Det betyder, at du kan fokusere på jeres kerneforretning, uden at skulle bekymre dig om driftsstabilitet, data-sikkerhed, opdateringer, backup, IT-support eller andre uforudsete udgifter til IT.   

Omkostningsbesparelser

Du kan opnå væsentlige besparelser ved at outsource IT-funktionen. Du får mere kontrol over driftsomkostningerne, da du ikke længere har egne IT-medarbejdere ansat. Du kan også opnå besparelser, da du fremover får mulighed for at lease den nødvendige software, hardware og licenser fra din outsourcing partner. Du behøver ikke længere selv at investere i disse anlægsaktiver. Endelig kan du drage fordel af storkøbsaftaler.   

Adgang til den nyeste og bedste teknologi

Outsourcer du virksomhedens IT til en ekstern outsourcing partner, behøver du ikke længere bruge så mange ressourcer på selv at holde øje med den teknologiske udvikling. Det kan være en svær og uoverskuelig opgave for en enkelt person. Hos din outsourcing partner får du adgang til et helt team af IT-specialister, som lever af at holde sig opdateret med den nyeste viden indenfor IT-området.

Kompetente medarbejdere

Outsourcer du IT-funktionen, vil virksomhedens IT fremover blive varetaget af en gruppe specialister, der alle har IT som deres primære arbejdsområde. Den rette outsourcing partner har et team bestående af forskellige IT-specialister, som hver især har de rette uddannelser og certificeringer. Ønsker du derimod at bevare IT-funktionen in-house, kan det være en udfordring for dig at finde en medarbejder, som besidder den rette kombination af IT-kompetencer og viden. Måske er du heller ikke sikker på, præcist hvilke kompetencer denne IT-medarbejder skal besidde for at kunne varetage IT-funktionen optimalt.      

Hurtigere og bedre IT-support

Ved outsourcing af virksomhedens IT, vil du opleve en hurtigere og bedre IT-support, hvor fleksibiliteten og omstillingsparatheden er større. Du kan få hjælp fra et team af forskellige IT-specialister, hvor dine egne IT-medarbejdere kan have begrænset med tid og viden.     

Større arbejdsglæde

Når du outsourcer ansvaret for virksomhedens IT, fjerner du som regel en ganske stor byrde fra dine medarbejderes skuldre. Det gælder især, hvis IT-opgaverne er blevet varetaget af IT-kyndige medarbejdere, som oprindeligt blev ansat i andre stillinger. Oursourcingen betyder, at disse personer nu får mulighed for at koncentrere sig om deres egentlige arbejdsopgaver. Dette vil resultere i en gladere og mere produktiv medarbejderstab, da de nu kan fokusere på deres kernekompetencer.

Gode råd til IT-outsourcing

Du har nu fået en indsigt i de vigtigste årsager, som andre virksomheder har haft for at outsource deres IT. Du har også fået indsigt i de fordele, ulemper og risicis, der kan være forbundet med IT-outsourcing. Disse eksempler er ikke udtømmende, men de er et godt sted at starte, når du skal beslutte, om du vil outsource din virksomheds IT eller ej.

Har du allerede besluttet dig for IT-outsourcing, er det essentielt, at du hurtigt får etableret et godt og konstruktivt samarbejde med din kommende outsourcing partner. Det er vigtigt, at I helt fra start får fundet et ”fælles sprog.” Især da IT-leverandører kan have tendens til at tale et ret teknisk fagsprog, som kan være svært at forstå for udefrakommende. For en succesfuld IT-outsourcing er det derfor vigtigt, at du:

  • Udarbejder en strategi med klare mål og målsætninger for IT-outsourcingen.
  • Opstiller klare mål, delmål og succeskriterier for samarbejdet, som kommunikeres til din outsourcing partner.
  • Vælger den rette outsourcing partner på baggrund af en grundig research (herunder understøttet af referencer).
  • Kommunikerer åbent og ærligt med alle involverede parter.
  • Involverer og engagerer alle beslutningstagere og interessenter i processen.
  • Insisterer på at få alle aspekter vedrørende samarbejdet på skrift, især de økonomiske aspekter ved IT-outsourcingen.

 

Vil du høre mere om de mange fordele, som din virksomhed kan opnå ved IT-outsourcing, så kontakt os til en uforpligtende snak om, hvad IT-outsourcing kan gøre for netop din virksomhed. Lad os i fællesskab drøfte, hvordan din virksomhed kan opnå en højere IT-performance til lavere omkostninger, så I kan få maksimal udbytte af jeres IT-systemer.

Lær os bedre at kende allerede i dag

Lær os bedre at
kende allerede i dag

Hør mereBook et møde